تبلیغات
دانشنامه سردفتران - بازخوانی مقررات شغلی 3

دانشنامه سردفتران

نشانی پایگاه اطلاع رسانی اولین کانون سردفتران ودفتریاران استان مازندران را در زیر ببینید.

بازخوانی مقررات شغلی 3

 

 

 صولت یاوری مسئول دفترحقوقی کانون اصفهان

بنام خدا
بازخوانی مقررات شغلی 3

 


تحولات بازرسی ونظارت باتوجه به تغییرفرایند خدمات ثبتی
یك سال ازاجرای سامانه موسوم به ثبت آنی گذشت . درخلال این مدت تغییرات اساسی درفرایند انجام خدمات ثبتی دردفاتراسنادرسمی ایجاد شده است .علاوه برآن تغییرات دیگری ازجمله حذف دفاتر فیزیكی وجایگزینی الكترونیكی آن نیزقریب الوقوع است .ضرورت همگامی باتحولات مذكور موجب می شود كه دراصلاح قوانین ومقررات حوزه ثبت اسناد واملاك وخاصه درحوزه دفاتر اسنادرسمی، تسریع توام با مآل اندیشی انجام شود .یكی ازاین موضوعات ،  رسیدگی به تخلفات انتظامی سردفتران ودفتریاران واصلاح ساختاربازرسی ونظارت ونیزآیین دادرسی دادگاههای انتظامی است .زیرا ساختارهای موجود براساس ضرورتهای دهه پنجاه خورشیدی وبراساس ثبت سنتی ایجاد وپیش بینی شده است .ازسوی دیگرقوانین ومقررات هرچندهم بادقت تدوین وتصویب شده باشند دربسترزمان و دربرخورد با موضوعات جدید ، كارائی خودرا ازدست داده ونیازبه اصلاح وبازنگری درآنها اجتناب ناپذیرخواهد بود. تغییررویكرد سازمان ثبت اسناد واملاك دربسیاری ازحوزه ها ازجمله اهتمام كامل به برون سپاری وعدم تمركز وتفویض اختیارات بیشتر به ادارات كل استانها موجب شده كه فرایندها به سرعت انجام شودكه ازجمله می توان به تفویض اختیاراجرای ماده 32 قانون دفاتر اسنادرسمی دایربرنحوه احرازتخلف سردفتران ودفتریاران ودستور تعقیب انتظامی اشاره نمود كه تا چندی قبل ازطریق اداره كل اموراسناد وسردفتران انجام می شد ودرنتیجه علاوه برتراکم بسیارزیاد پروند ه های واصله از سراسر كشور‌، كارها به كندی انجام وماههابعدازوقوع تخلف ،پرونده جهت رسیدگی به اداره كل مربوطه دراستانها احاله می شد لیكن ازسال گذشته به دلیل بررسی تخلفات دراستانها واتخاذ تصمیم درمحل، علاوه بردقت دررسیدگی به دلیل وجود كارشناسان متخصص واجرائی ، سرعت كارنیزبه نحوچشم گیری افزایش یافته است . كانون اصفهان درسفراخیرریاست محترم سازمان ثبت ضمن تایید اقدام بسیار مفید ایشان ،پیشنهاد نمود به منظوركاستن ازحجم پرونده های دادگاه تجدید نظرانتظامی نسبت به امكان ایجاد دادگاههای تجدید نظرانتظامی درچهاریا پنج منطقه دیگر كشور بررسی لازم انجام شود .زیرا باافزایش سرعت كاردراستانها،تسریع دررسیدگی به پرونده ها در مرحله تجدید نظر، اجتناب ناپذیراست. پیشنهاد مطروحه مورد استقبال ایشان قرارگرفت كه امید است درفرایند اصلاح قانون دفاتر ویا باراهكارمناسب دیگر،این مهم به سامان برسد.بااین وصف کانونها وهمکاران صاحب نظر نیز می تواننددرمورد این خلاء چاره اندیشی نموده ونظرات خودرا به کانون مرکز منعکس نمایند.
 كانونها براساس وظایف قانونی مقرر دربند6 ماده 66 ونیز ماده 73 قانون دفاتراسنادرسمی مصوب 1354 حق بازرسی مشترك ونیزبازرسی مستقل ازدفاتراسنادرسمی وبررسی واحراز تخلف ویا سوء شهرت سردفتران ودفتریاران رادارند.لذا تشكیل واحد بازرسی واستفاده ازهمكاران شاغل ویا بازنشسته به منظورانجام بازرسی های دوره ای ویا موردی ازضرورت های شغلی ووظایف ذاتی كانونهای مستقل استانی است. زیرا با توجه به اشراف دقیق بازرسان برظرایف كارها ،بسیاری از دعاوی واهی مطروحه علیه همكاران درمراحل  اولیه ،حل وفصل ومختومه ویا به مجرای صحیح وقانونی هدایت می شود.دراستان اصفهان به دلیل تعامل بسیارخوب اداره كل ثبت اسناد واملاك استان وكانون، بیشتر شكایات واصله علیه سردفتران ودفتریاران به كانون ارجاع وازطریق واحد بازرسی ورسیدگی به شكایات كانون مورد رسیدگی واقع می شوند ودرهرمورد نیزنظركانون را قاطع محسوب نموده وموجب برائت ویا پیگیرد انتظامی فرد متخلف خواهد شد.علاوه براین نظرات کارشناسی کانون  دربسیاری ازپرونده های همکاران درمراجع قضائی وانتظامی مورد استناد واقع وحتی مستند صدورحکم نیزواقع می شود.
پس ازذکر این مقدمه طولانی درمورد اهمیت وتحولات بازرسی ،خاطرنشان می سازد باتوجه به  اینكه بازرسان كانونها فاقد تجربه بازرسی مشابه بازرسان ادارات كل ثبت می باشند لذا لازم ا ست علاوه براستفاده ازتجارب همكاران ثبتی دربازرسی های مشترك ، مراتب ذیل نیز جهت جلوگیری ازدوباره كاری ویا اعتراض احتمالی همكاران وممانعت از بروزهرنوع سوءتفاهم احتمالی دررسیدگی به شكایات ،مورد توجه واقع شوند.مضافا صاحب این قلم انتظارواستدعا داردهمکاران وصاحب نظران حقوقی نظرات ارشادی وهرنوع نقد وانتقادخودرا به مطالبی که تحت عنوان بازخوانی مقررات شغلی وموضوعات مطروحه دراین سایت منتشرمی شود دریغ نفرمایند.وخطاهای مرا که قطعا کم هم نیستند اصلاح نمایند.این انتظار ازهمکاران بسیار فعال درفضاهای مجازی آنی وسهل الوصول نظیرواتس اب ووایبر وتله گرام وووو به دلیل روزآمدی و نیروی جوانی بسیاربیشتر است زیرا گاه گریزی به خاستگاه وتاریخچه این فضاها یعنی وبلاگها ووب سایت ها ضروری است ..
1-هدف ازبازرسی ها اصلاح امورورفع نواقص احتمالی همكاران خاصه همكاران جوان وكم تجربه است لذا بازرسان كانونها باید بااحترا م متقابل با همكاران برخورد نموده وبازرسی ها همواره وبه قصد اصلاح وتذكر ورفع نقص انجام شود وسازمان محترم ثبت وادارات تابعه ونیز كانونها همواره براین سیاق عمل كرده ومی كنند.لذا انتظارمی رود بازرسان باتجربه كانونها به عنوان سفیران آموزش عملی وحین خدمت به نحوی عمل نمایند كه تاثیرات آن درعملكرد آتی همكاران مثمرثمرواقع شود .زیرا هدف غائی ما كاستن ازتخلفات وتخلف زدائی واصلاح اموراست .
2-یکی ازاهداف اولیه تغییرفرایند ارائه خدمات دردفاتر اسناد رسمی بنا به آنچه مسئولین محترم سازمان ثبت عنوان نموده اند ،تخلف زدائی ویامنتفی نمودن بسیاری ازآنها می باشد به نحوی كه عملا وقوع بسیاری ازتخلفات بصورت قهری منتفی شده ویا به مرورخواهد شد.
3-باتوجه به اینكه شروع به رسیدگی به تخلفات باحضوربازرس درمحل دفترخانه وتنظیم صورتمجلس آغازمی شود ( مواد 20الی 25 آیین نامه اجرائی قانون دفاتر مصوب  17/10/1354) لذا نهایت دقت دربازرسی وبررسی اسناد ومدارك ازاهمیت ویژه ای برخورداراست .زیرا بعدازگزارش بازرس واحرازتخلف وتایید مراتب دركانون ، تقاضای تعقیب انتظامی وفق بند 6 ماده 66 قانون دفاتر بعمل خواهد آمد.
4- كیفرخواست معمولابراساس گزارش بازرسی صادرمی شود وبموجب قسمت اخیر ماده 23 آیین نامه 17/10/1354 باید علاوه برمشخصات كامل متخلف ،جریان وقوع تخلف ومواد مورد ا ستناد نیزتصریح گردد.ازسوی دیگر وفق كد714 مجموعه بخشنامه های ثبتی وبه منظورجلوگیری ازهرنوع دوباره كاری ورفع نقص احتمالی پرونده ها ،بازرسان كانون نیز مكلفند به عنوان حقوق دان درهرمورد بادقت وبا ذكرمستندات مربوط احرازویا عدم احرازتخلف را درگزارش های خود تصریح و تصویر اسناد موضوع تخلف رانیزضمیمه گزارش خود نمایند .
5-باتوجه به اصل قانونی بودن جرائم ومجازات ها ،احرازویا عدم احرازتخلف باید مستند به عنصرقانونی درمرحله وقوع تخلف ویا تحمیل مجازات باشد .عدم رعایت این مهم ،موجب انتساب بلاوجه تخلف به همكاران خواهد شد.
6-عنوان تخلف باید مطابق عناوین دقیق وحقوقی شناخته شده وفق عنصرقانونی مربوط باشد و درگزارش تصریح شودعلاوه برآن مصادیق مادی مشخص ازفعل ویا ترک فعل نیزبا ذکر شماره وتاریخ ونوع سند ویا گواهی امضاء باید تصریح گردد. .لذا ازكاربرد عبارات كلی مانند ....به نظرمی رسد ...،تخلف محرزاست / تخلف نموده است ...، وامثال اینها ،بدون ذكرجهات ومستندات قانونی وبدون ذکر مصداق مشخص ،اكیدا اجتناب شود.
7-مقنن دربسیاری ازموارد  تكالیفی را به سردفتران ودفتریاران محول نموده ولی عنصرقانونی جهت تحمیل مجازات انتظامی مقررننموده است لذا نمی توان به صرف وجود تكلیف ( عنصرقانونی ) نسبت به تحمیل مجازات نیزاقدام نمود.لذا دربرخورد با این قبیل تكالیف باید با استفاده ازملاك مقرردربند 131 بخشنامه های ثبتی نسبت به احصاء‌نواقص احتمالی وجزئی اقدام ودرجهت رفع آنها به سردفتر تذكرداده شود.نمونه شایع این قبیل نواقص نحوه تنظیم دفاتر درآمدهای ثبتی وتكالیف مقرردربند477 بخشنامه های ثبتی است .که صرف عدم جمع اعداد ستونها ویا ننوشتن یک ردیف ویا تکمیل نبودن برخی صفحات ، فی النفسه واجدعنوان تخلف نیست ولذا با تذکر ودرج مراتب درصورتجلسه وتعهد به رفع آن ، سلامت کار تضمین خواهد شد زیرا مهم واریزحقوق دولتی وانطباق واریزی ها با دفتردرآمد می باشد.واین قبیل امور شکلی تاثیری درماهیت امرنداردوباحذف دفاترفیزیکی این نوع مسائل نیزمنتفی است .
8-درمورد مسائل مالی باید هرنوع كسرپرداخت ویا اشتباه درمحاسبه حقوق دولتی ویا سایردرآمدهای ثبتی صراحتا با ذكرمصادق مشخص ،ازجمله شماره وتاریخ ونوع سند وضمیمه كردن تصویراسناد ،درگزارش بازرسی درج  شود.وضمن اعلام تخلف ، با اعطای مهلت عادله ومناسب ، ترتیب كسرپرداخت داده شود.
9-باتوجه به عدم تكلیف قانونی دفاتر به نگهداری هرنوع كپی ازاسناد ومدارك هویتی اشخاص وغیرآن ، صرف فقدان تصویر مستندات هویتی وامثال آن دراسناد وگواهی امضاء ویا انجام سایرخدمات ثبتی ،دلیل بروقوع تخلف نمی باشد .لذا درج عباراتی نظیر....تصویر مدارك هویتی ملاحظه نشد ....یا...مدارك هویتی  ضمیمه سوابق نبود ...، درگزارشات بازرسی، صحیح به نظرنمی رسد .واین عبارات فاقد وصف دقیق حقوقی ازحیث عنصرقانونی است .
10-دربرخورد باامورماهوی ازجمله اموری كه احرازآن مستلزم رسیدگی قضائی وجلب نظركارشناسی وصدورحكم قضائی است باید ازاظهارنظر خوداری شود به عنوان مثال بازرس كانون مجازبه اعلام مجعول بودن مندرجات سند رسمی ویا هویت اصحاب سند ویا امضاء‌آنها حتی در فرض مسلم بودن مراتب نزد وی، نمی باشد وباید صرفا باذكرمستندات قانونی ، وقوع تخلف ویا عدم احرازتخلف را درگزارش خود قید نماید .زیرا مفاد ومندرجات سند رسمی باعنایت به اصل ظاهرومستندابه مواد 70 الی 73 قانون ثبت تاقبل ازصدورحكم نهائی ازمراجع صالح قضائی دال بربی اعتباری ویا اعلام بطلان آن ،ازرسمیت واعتبار كامل برخورداراست .بنابراین قضاوت عجولانه درمورد اقدامات ماهوی مامور ممتازصلاحتیدار رسمی که خود نیزدرعداد آنها قرارداریم ، نوعی خود زنی بلاوجه می باشد.
11-دربرخورد با هرنوع كسرپرداخت ویا بدهی مالی ویا مالیاتی ضمن اجتناب ازهرنوع تصمیم وقضاوت شتاب زده ،باید ازكاربرد عناوین مجرمانه وانتساب به سردفتر ویا دفتریاراكیدااجتناب شودوصرفا وقوع تخلف یاعدم آن ،با ذكرمستندات قانونی ومصادیق مشخص اسناد ویا خدمات ثبتی وضمیمه كردن تصویرمستندات گزارش شود.بدیهی است تصمیم نهائی با مشاوره واحرازواقع اتخاذ ومراتب به اداره کل متبوع گزارش خواهد شد.
12-باتوجه به ماده 3 قانون آ.د دادگاههای عمومی وانقلاب درامورمدنی ذینفع بودن ودرج مشخصات ونام ونشانی اشخاص درطرح دعاوی وشكایت علیه سردفتران ودفتریاران الزامی است ولذا دربرخورد با این قبیل شكایات فاقد نام ونشانی وبدون امضاء ،كانونها ازنظرقانونی تكلیفی به رسیدگی ندارند.بااین وصف چنانچه موضوع شكایت وسوابق دفترخانه طرف شكایت موید احتمال وقوع تخلف ویا عمل مجرمانه ای باشد، فارغ از فقدان ذینفع ومشخص نبودن شاكی ،دفتربازرسی كانون می تواند بنابه صلاحیت ذاتی خود نسبت به بازرسی درخصوص موضوع شكایت اقدام نماید .
13-باتوجه به تنوع تخلفات وعناوین قانونی مربوط ، برخی تخلفات صرفا درمورد اسنادخاصی مصداق دارند وقابل تسری به همه انواع اسنادنمی باشند لذا توصیه می شود علاوه برذكر شماره وتاریخ اسناد موضوع تخلف ، نوع وعنوان سند نیزدقیقا درگزارش ذكرشود.به عنوان مثال درج شماره بیمه نامه صرفا دروكالت های فروش وبیع قطعی منقول الزامی است ودرسایراسناد ضرورتی به این امرنمی باشد.
14-برخی تخلفات بین اسناد وسایرخدمات ثبتی مشترک است لذا تعیین مصداق مشخص تخلف باذکر شماره وتاریخ الزامی است وگرنه موجب دوباره کاری واخذ گزارشات تکمیلی است .بعنوان مثال اخذ امین برای اشخاص بیسواد بین اسناد وگواهی امضاء مشترک است .وعدم تعیین مصداق مشخص موجب ابهام درگزارش خواهد بود.
15-بازرسان کانون با انجام بازرسی واحرازتخلف احتمالی به واقع نوعی قضاوت درباره عملکرد همکاران خود را آغاز می کنندوقضاوت کردن هم حرکت برروی لبه تیغ است .لذا دوری جستن ازهرنوع حب وبغض ومسائل شخصی وحفظ امانت داری وبی طرفی ازاهمیت خاصی برخورداراست زیرا نتیجه گزارش ما منجربه قضاوت درمورد عملکرد مامور رسمی وصلاحیتدار منتسب به حکومت خواهد شد که سند صادره توسط وی تا قبل ازصدورحکم نهائی ازمراجع صالحه قضائی مصون ازهرنوع تعرض است .
صولت یاوری مسئول دفترحقوقی کانون اصفهان


[ پنجشنبه 8 آبان 1393 ] [ ساعت 09 و 37 دقیقه و 07 ثانیه ] [ گرمستانی ] [ نظرات() ]